Вопрос #44 от 27.02.04: Как оформлять представительские расходы?
Ответ: Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика независимо от места проведения указанных мероприятий (п.2 ст.264 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые осуществляет организация (ст.252 НК РФ). Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, удостоверенные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п.1 ст.9 Закона РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Представительские расходы включаются в состав затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг только при наличии первичных документов. В них должны быть указаны:
- дата приема;
- место проведения деловой встречи;
- список приглашенных лиц;
- список участников со стороны организации;
- назначение расходов;
- величина произведенных расходов.
В целях организации приема подотчетному лицу предоставляется определенная сумма. Она выдается на основании приказа руководителя о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы. В приказе также указываются лица, которым предоставляются денежные средства. О том, сколько средств израсходовано и сколько списано на представительские расходы, должно быть также установлено приказом. За проведение официального мероприятия назначается ответственное лицо.
Руководителем организации подписывается приказ о направлении приглашения на деловой прием. Он должен содержать цель прибытия представителей других фирм. Целью в данной ситуации является проведение переговоров, которые должны проходить в рамках уже заключенного договора или для установления взаимного сотрудничества между фирмами.
В бухгалтерию организации передается программа проведения деловой встречи. В ней указываются дата, место, сроки проведения, количество приглашенных лиц и участников. Предоставляется также смета представительских расходов. После проведения приема в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет).
Расходы на представительские цели подтверждаются:
- документами, подтверждающими транспортные расходы;
- документами, подтверждающими услуги переводчика;
- счетами предприятий общепита;
- другими первичными учетными документами (кассовые, товарные чеки с подробной расшифровкой, накладные, торгово-закупочные акты и т.д.).
Если акты составлены в произвольной форме и не содержат обязательные реквизиты, то они не могут служить оправдательными документами, которые подтверждают представительские расходы.
Документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Об этом гласит п.2 ст.9 Закона РФ № 129-ФЗ.
Первичный учетный документ, для которого не предусмотрена унифицированная форма, должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации;
- содержание операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций;
- личные подписи указанных лиц.