Вопрос #46 от 29.03.04: Какие документы должны быть составлены при направлении работников в командировку?
      Ответ: При направлении работника в производственную командировку организации необходимо составить следующие документы:
      Руководитель структурного подразделения должен оформить и подписать служебное задание - первую часть формы № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Это задание утверждает руководитель организации.
      После возвращения из командировки работник должен составить краткий отчет о выполненной работе, который нужно согласовать с руководителем структурного подразделения. Затем эти сведения вносятся опять же в форму № Т-10а, после чего ее передают в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
      На основании служебного задания сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии) издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. В ней указывают фамилию, имя, отчество и должность командируемого сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает. А также цель, срок, дату начала и окончания командировки, место этой командировки. Кроме того, можно указать источник оплаты командировочных расходов. Форму № Т-9 применяют в случае, если в командировку едет один работник. На несколько человек нужно составлять приказ (распоряжение) по форме № Т-9а (она также утверждена Постановлением Госкомстата России № 1). Но в любом случае эти формы (приказы) подписывает руководитель организации или его уполномоченное лицо. Каждый сотрудник подтверждает факт ознакомления с приказом своей подписью.
      На основании утвержденного приказа (распоряжения) в кадровой службе (или бухгалтерии) выписывают командировочное удостоверение по форме № Т-10. Эта форма также утверждена Постановлением Госкомстата России № 1.
      В командировочном удостоверении указывают фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, место и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути), дату начала и окончания, данные документа, удостоверяющего личность. Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем организации или уполномоченным лицом (с расшифровкой его подписи).
      На оборотной стороне удостоверения в каждом пункте назначения делают отметки о дате прибытия и выбытия, которые заверяют подписью ответственного лица (с расшифровкой и указанием его должности) и печатью организации.
      Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи делаются в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись - о прибытии на постоянное место работы - опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации.
      В том случае, когда документы по командировкам не оформлены должным образом, расходы по ним не могут быть признаны документально подтвержденными, а, соответственно не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль при исчислении налога на прибыль.