Вопрос #47 от 10.04.04: Как правильно составлять авансовые отчеты?
      Ответ: В течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
      На оборотной стороне этой формы работник заполняет графы 1 - 5, то есть указывает расходы по отчету. Для этого он записывает в графу 4 перечень документов, подтверждающих расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и пр.), нумеруя их по порядку в графе 1 и указывая дату и номер документа в графах 2 и 3. Все эти бумаги должны быть приложены (подклеены) к авансовому отчету; их также следует пронумеровать в порядке записи в отчете. По каждому из документов в графе 5 указывается сумма расходов. А если какой-то расход подтверждается сразу двумя документами (например, товарным и кассовым чеками), то в отчет вписываются номера и даты обоих документов, но сумма указывается только один раз.
      Заполнив отчет, работник сдает его в бухгалтерию. При этом ему отдается отрезная часть отчета - расписка, удостоверяющая факт приема авансового отчета и оправдательных документов к нему. После этого бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, и указывает на оборотной стороне отчета в графе 7 суммы расходов, принятые к учету, а в графе 9 - счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
      Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. При этом остаток неиспользованного аванса (если он есть) подотчетное лицо сдает в кассу по приходному кассовому ордеру. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру, о чем делаются соответствующие записи в авансовом отчете.
      При частичном заполнении авансовых отчетов существуют налоговые риски по налогу на прибыль и налогу на доходы с физических лиц.