Как уберечь себя и свою компанию от манипуляций
 

Все КНИГИ
Все СТАТЬИ

Что предпринять при обнаружении недостачи, чтобы минимизировать последствия и предотвратить повторения

Автор: Титаева А.В.
Все права сохранены. Разрешается републикация статьи в Интернет при условии получения текста из следующего источника: http://titaeva.ru/archive/articles/text49.zip

      Компания, послужившая примером в следующей истории является строительным подрядчиком, но несмотря на это все изложенное будет одинаково полезно любым компаниям, имеющим дело с товарно-материальными запасами.

      Как обычно бывает в строительстве, самым предсказуемым событием является неожиданность. На этот раз на первый план вышли задачи снабжения действующих объектов необходимыми материалами для обеспечения непрерывности работ, а организационные вопросы учета товарно-материальных запасов отошли на второй план.

      В то время, когда все были спокойны относительно достаточности материалов, руководитель одного из проектов подал служебную записку с запросом закупки материала. Выяснилось, что в бухгалтерском учете отражен требуемый вид материалов в достаточном количестве. Сведения бухгалтерского учета подтверждались данными производственно-технического отдела. Однако кладовщик на складе утверждал, что весь материал был отгружен на объект. Неизбежно встал вопрос куда исчезли материалы.

      Трудовые отношения с кладовщиком предусматривали полную материальную ответственность. Это важный момент при такого рода инцидентах. При отсутствии такого положения в трудовом договоре возможно взыскать только размер среднего месячного заработка виновного лица, к тому же сумма будет удерживаться частями.

      Кладовщик сразу занервничал и был неубедителен. Подозрение пало на него. Но никогда нельзя полагаться только на устные пояснения. Кроме того, устные отговорки к акту не приложишь. Поэтому во всех случаях недостачи товарно-материальных запасов нужно как можно быстрее запросить письменные объяснительные от всех сотрудников, кто каким-либо образом по своим трудовым обязанностям был задействован в движении пропавших материалов. Причем нужно запомнить, что требование объяснительной должно быть подтверждено документально. Это значит, что сотруднику вручается письменное требование о предоставлении объяснительной с росписью в получении этого требования. Требовать объяснительную вправе прямой руководитель материально-ответственного лица по установленной в организации системе подчинения. Требование составляется в двух экземплярах, на обоих экземплярах сотрудник должен поставить подпись и дату. И хотя наилучшим вариантом было бы потребовать составления объяснительной немедленно (при таком образе действий можно минимизировать риск предварительного сговора относительно содержания объяснительных или другого искажения объяснений, если имело место умышленное хищение), нужно помнить, что Трудовой кодекс отводит два дня на подготовку объяснений. Если по окончании двух дней сотрудник не предоставит объяснительную, то этот факт должен быть подтвержден отдельным актом.

      Одновременно следует провести инвентаризацию на случай ошибок в учете. Опять же распоряжение о проведении инвентаризации не должно иметь только устное волеизъявление руководителя. Генеральный директор выносит приказ о проведении инвентаризации. Приказом назначается инвентаризационная комиссия с председателем во главе. Также в приказе должен быть установлен срок на проведение инвентаризации. С приказом ознакамливаются все члены комиссии и ставят свою роспись.

      После того, как комиссия закончит инвентаризацию, результаты должны быть оформлены актом, в котором отражается недостача, если она подтвердилась, с указанием количества и стоимости пропавших товарно-материальных ценностей.

      В описываемом случае ситуация развивалась таким образом, что первоначально полученные объяснительные не пролили света, то есть никто не предоставил пояснения причины отсутствия материалов. Инвентаризация показала, что закупка отражена в складском учете в полном объеме, хранение материалов на складе подтверждено. По данным складского учета материал отгружался на объект по запросу руководителя проекта.

      Стало понятно, что ответственность за недостачу не может быть возложена на кладовщика, поскольку всё движение материалов зафиксировано, оформлено и подтверждено документально. Учет на объекте не входит в круг обязанностей кладовщика. Как только материалы оказались на объекте полную материальную ответственность за них несет руководитель проекта.

      У руководителя проекта была снова запрошена объяснительная с учетом данных, полученных по итогам инвентаризации. Руководитель проекта не опровергал поступление материалов на объект, и пояснил, что материалы хранятся в специально отведенном заказчиком объекта месте. Охрана обеспечивается силами заказчика. Как выяснилось, на объекте полностью отсутствует учет движения расхода материалов. Прораб также письменно подтвердил поступление материалов, пояснил, что расход осуществляется по мере необходимости.

      Из повторно запрошенных объяснительных следовало, что существует проблема учета материалов на объекте.

      Для поиска причины нехватки материалов была назначена служебная проверка. Аналогично порядку назначения инвентаризации Генеральный директор назначает служебную проверку своим приказом. Служебная проверка направлена на поиск истины поэтому и участвовать в ней должны только компетентные лица, которые способны отвечать за результат - обычно это руководящий состав, компетентный в той области, по которой проводится проверка. На служебную проверку следует отвести определенный срок. Вся работа комиссии должна быть оформлена актом, в котором члены комиссии излагают то, что удалось установить.

      В процессе служебной проверки были тщательно опрошены все сотрудники, занятые на объекте, проведены замеры работ. Проверка показала несоответствие нормы расходов, закладываемых в смету, и фактического расходования материала. В документы, выставляемые заказчику (акты КС-2 и справки о стоимости работ КС-3), включались данные по норме. Отсюда следовало, что данные бухгалтерского учета и данные производственно-технического отдела совпадают поскольку оперируют исключительно нормой расхода. Но фактический расход больше.

      Проверочные действия выявили проблему отсутствия учета материалов на объекте. Вместе с этим всплыла проблема, существование которой никто не предполагал, это проблема в нормировании расходования материалов.

      В рассматриваемой ситуации вины материально-ответственных лиц в недостаче материалов не было. Но когда служебная проверка устанавливает вину материально-ответственного лица, на котором лежит полная материальная ответственность, то нужно позаботиться о предъявлении акта проверки для ознакомления этому лицу. Предъявления акта для ознакомления юридически значимо для взыскания убытков с виновного материально ответственно лица, а поэтому обязательно должно быть подтверждено. Подтверждение предъявления акта для ознакомления может быть отражено либо подписью обвиняемого лица с сопроводительной надписью "С актом ознакомлен" в конце акта либо отдельным актом. Следует помнить, что при отказе от ознакомления составляется акт, подтверждающий этот отказ. По итогам ознакомления с актом служебной проверки следует снова запросить объяснительную, на случай возникновения возражений у обвиняемого лица.

      Полная материальная ответственность предполагает возмещение убытков лицом, виновным в недостаче. Зачастую материально ответственные лица не соглашаются добровольно погасить убытки и дело переходит на разбирательство в суд. В суде очень важно иметь документальные подтверждения всех юридически значимых действий. Обвинение материально ответственного лица должно быть справедливым, документально подтвержденным. Положительный исход судебной тяжбы для компании во многом зависит от документального подтверждения. И становится досадно, когда материально ответственное лицо действительно виновно, но суд отказывает компании из-за дефектов документального оформления.

      Возвращаясь к ситуации, выбранной в качестве примера, хотелось бы обратить внимание на всю важность организации учета хранения и движения материалов в любом месте их нахождения. Возможность оперативно определить наличие материалов очень важно для контроля за материально ответственными лицами. Управленческие задачи просто невозможно решить, если нужно снова и снова затрачивать время на определение наличия материалов. Кроме того, риск простоя работ по причине нехватки материалов связан со штрафными санкциями, вводимыми заказчиками для стимулирования подрядчика уложиться в срок.

      К установлению норм расхода следует подходить разумно и взвешено, не жалея времени на проверку введенных норм. В противном случае будет неисключена ситуация, когда в смету закладывается изначально заниженный расход. Итогом такого упущения является то, что часть работ на объекте заказчика финансируется частично за счет подрядчика.

      Решение сложных вопросов не должно быть обязательно очень сложным, как раз наоборот, любой руководитель согласится с тем, что стремление к упрощению действий приводит к значительным результатам и чем проще решаются сложные вопросы, тем легче происходит обучение сотрудников новым действиям. Зачастую выходит, что не ситуация сложная, она просто запущенная. Конечно, если изначально всегда знать как лучше поступить, то тогда бы и сложностей не было, но в быстро меняющихся условиях предусмотреть все заранее очень трудно. Читатель, думаю, согласится, что хотя бы раз в жизни был в ситуации, когда водоворот дел закручивает настолько, что думаешь только о том, чтобы решить текущие дела, которые возникают прямо здесь и сейчас, а дела организационного плана откладываются. Бывает, что требуется много времени на то, чтобы принять и начать делать заранее очевидные вещи, кажется что еще немного и руки дойдут. Но обычно сначала должно что-то произойти, чтобы навык "делать заранее" укоренился в сознании настолько прочно, чтобы вывести на первое место задачи организационного плана.

      Подытожив, еще раз остановимся на основных принципах предотвращения возможных недостач:

  1. Применение полной материальной ответственности;
  2. Организация учета хранения и движением товарно-материальных ценностей;
  3. Продумывание и проверка норм расхода товарно-материальных ценностей;
  4. Проведение плановых и внезапных инвентаризаций;
  5. Оперативное реагирование с документальным оформлением юридически значимых действий при обнаружении недостачи:



      У знакомых похожая ситуация? Немедленно предупредите! >>  



Рейтинг@Mail.ru